Коробочное решение или разработка под заказ: что выбрать для автоматизации

Сравнение по главным параметрам

Ни один вариант не лучше всегда. Вопрос в том, насколько ваш процесс похож на то, как его видят создатели коробки.

Когда выбирать коробку

• Процесс стандартный: бухгалтерия, кадровый учёт, простая CRM для продаж.
• Вы готовы менять привычки сотрудников под логику программы.
• Нужных интеграций немного, и программа их поддерживает.
• Задача не даёт вам преимущества перед конкурентами — достаточно делать как все.

Для стандартных задач коробка почти всегда дешевле и быстрее: не стоит заказывать разработку того, что уже хорошо сделано и продаётся готовым.

Когда нужна разработка под заказ

• Процесс устроен по-своему, и это ваше преимущество: особый способ работы с клиентами, нестандартный ассортимент, своя логистика.
• У вас уже есть системы, которые нужно связать: учётная система, CRM, таблицы, мессенджеры.
• Нужно автоматизировать узкое место, а не весь участок: разбор заявок, сверку документов, напоминания.
• В задаче есть свободный текст: заявки своими словами, письма, сообщения — коробки с этим справляются плохо.
• Коробка решает задачу на 70%, а оставшиеся 30% — как раз то, на что уходит больше всего времени.

Третий путь: связать то, что есть

Многие компании уже пользуются хорошими программами: учётной системой, CRM, мессенджерами. Проблема не в самих программах, а в том, что между ними данные переносит человек. В таком случае не нужно ни покупать новую коробку, ни разрабатывать систему с нуля.

Достаточно связать существующие системы — через API, а если его нет, напрямую с базой данных, — и автоматизировать конкретный шаг, где сейчас работают руками. Сотрудники продолжают работать в привычных программах, а рутина уходит.

Есть и промежуточный вариант — типовые решения: готовая основа, которую настраивают под вашу компанию. Это быстрее разработки с нуля: типовые проекты мы запускаем от 2 дней, проекты под ключ — от 1 недели. Два типовых решения у нас оформлены как продукты: бот для обработки заявок оптового поставщика и подтверждение записей для клиник.

Как выглядит связка систем на примере

Типичная картина: клиенты пишут в мессенджер, менеджеры работают в CRM, учёт ведётся в 1С. Каждая программа хороша сама по себе, но заявка проходит через три места, и между ними её переносит человек.

1. 1Заявка приходитКлиент пишет в мессенджер или на почту, как привык.
2. 2Система разбираетНаходит позиции в каталоге и готовит черновик заказа.
3. 3Менеджер подтверждаетПроверяет черновик в отдельном окне и правит сомнительное.
4. 4Данные уходят дальшеЗаказ попадает в CRM и учётную систему без ручного переноса.

Никакую из программ менять не пришлось: автоматизирован только переход между ними. Именно так устроен наш бот для обработки заявок.

Вопросы, которые помогут выбрать

• Насколько наш процесс совпадает с тем, как устроена коробка? Что придётся менять в работе людей?
• С какими нашими системами решение должно обмениваться данными, и поддерживает ли их коробка?
• Сколько будет стоить подписка через два-три года, когда вырастет число пользователей?
• Где будут храниться наши данные, и что с ними будет, если мы откажемся от решения?
• Можно ли проверить решение на наших данных до покупки?
• Кто будет дорабатывать решение, когда процесс изменится?

Если на большинство вопросов у коробки хорошие ответы — берите коробку. Если нет — стоит посмотреть на разработку под заказ или на связку существующих систем.

Что спросить у подрядчика по разработке

• Можно ли проверить решение на наших данных до основной оплаты?
• Где будут храниться наши данные — у нас или у вас?
• Как решение подключится к нашим системам: через API, напрямую к базе или иначе?
• Что входит в сопровождение, и сколько времени в месяц отводится на небольшие доработки?
• Как быстро вы отвечаете, если что-то сломалось?
• Что будет, если через год мы решим сменить подрядчика?

По ответам сразу видно, насколько подрядчик думает о вашей работе после запуска, а не только о том, чтобы сдать проект и закрыть договор.

Сколько живёт решение

Любая автоматизация живёт столько, сколько живёт процесс, под который она сделана. Процессы меняются: появляются новые товары, новые каналы, новые сотрудники. Поэтому при выборе важно не только то, как решение работает в день запуска, но и кто будет его менять.

У коробки это делает поставщик — в своём темпе и по своему плану. У решения под заказ — подрядчик в рамках сопровождения или ваши специалисты. Ни то, ни другое не плохо, но договориться об этом нужно до старта. Спросите заранее, сколько времени в месяц отводится на изменения и что будет, если изменений понадобится больше.

Пример выбора

Частые ошибки

• Купить большую коробку ради одной функции. Платить за систему целиком, чтобы решить одну задачу, и потом месяцами её внедрять.
• Заказать разработку того, что продаётся готовым. Писать свою бухгалтерию, когда хватило бы стандартной.
• Выбирать по демонстрации. Демонстрация всегда идёт на удобном примере; проверять нужно на своих данных.
• Не считать стоимость владения. Сравнивать разовую цену разработки с месячной подпиской, забыв умножить подписку на годы и пользователей.
• Не подумать о данных. Выбрать решение, из которого потом не получается забрать свои данные.

Итог

Стандартный процесс — коробка. Уникальный процесс или узкое место между вашими системами — разработка под заказ. Много хороших программ, между которыми данные носят люди, — связать их и автоматизировать конкретный шаг. В любом случае проверяйте решение на своих данных до полной оплаты — как это сделать, в статье «Как оценить результат автоматизации».

Под заказ мы делаем любую автоматизацию бизнеса — от связки систем до решений под уникальный процесс. Чаще всего это стоматологические клиники и документооборот поставщиков с большой номенклатурой. Примеры — в разделе «Кейсы».

Частые вопросы