Как понять, что автоматизировать в первую очередь

Шаг 1. Выпишите, что делают руками

Начните не с идей, а с наблюдения. Неделю отмечайте, где сотрудники:

• переносят данные из одной программы в другую или из письма в таблицу;
• ищут что-то: товар в каталоге, клиента в базе, документ в почте;
• сверяют: счёт с заказом, остатки с учётом, отчёт с отчётом;
• напоминают: клиентам о записи или оплате, коллегам о сроках;
• собирают сводки из нескольких источников.

Лучше всего спросить самих сотрудников: «что в вашей работе самое нудное и повторяющееся?» Они назовут процессы точнее, чем руководитель, который видит их со стороны.

Шаг 2. Оцените по пяти критериям

Каждый процесс из списка оцените по шкале от 1 до 3:

Сумма от 12 до 15 — хороший кандидат. От 8 до 11 — возможно, но не первым. Меньше 8 — скорее всего, не окупится.

Критерий «цена ошибки» может показаться странным: разве не важнее автоматизировать то, где ошибки дорогие? Для первого проекта — нет. Первым лучше брать процесс, где система готовит работу, а человек проверяет, и ошибка системы не доходит до клиента. Так вы получаете эффект без риска.

Шаг 3. Посчитайте часы

Для лучших кандидатов посчитайте, сколько времени уходит в месяц:

Часы в месяц = сколько раз в день × минут на один раз × рабочих дней ÷ 60.

Этот расчёт быстро показывает, где сидит основная ручная работа. Часто это не тот процесс, о котором думали в начале: заметная задача раз в день проигрывает незаметной, которую делают тридцать раз.

Пример оценки

Так может выглядеть оценка в торговой компании после недели наблюдения. Пример условный, но типичный:

Разбор заявок — очевидный первый кандидат: его делают много раз в день, по одним правилам, и ошибку ловит проверка менеджера. Подбор аналогов, наоборот, требует знания клиента и опыта — его лучше оставить людям, по крайней мере на первом шаге.

Что спросить у сотрудников

Разговор с теми, кто делает работу, занимает полчаса и экономит недели. Полезные вопросы:

• Что в вашей работе вы делаете одинаково много раз за день?
• Где вы переписываете данные из одного места в другое?
• Что вы ищете чаще всего и где?
• Из-за чего чаще всего приходится переделывать работу?
• Что вы бы отдали помощнику в первую очередь, если бы он у вас был?

Ответы на последний вопрос часто и есть готовый список кандидатов на автоматизацию.

Шаг 4. Проверьте, готов ли процесс

Даже хороший кандидат может быть не готов к автоматизации. Проверьте три вещи:

• Процесс понятен. Сотрудники делают его одинаково и могут объяснить правила. Если каждый делает по-своему, сначала договоритесь, как правильно.
• Процесс стабилен. Если через месяц его собираются перестроить, автоматизировать стоит уже новый вариант.
• Данные в электронном виде. Заявки приходят текстом, каталог есть в системе, расписание ведётся в программе. Бумажные журналы сначала придётся перенести.

Хорошие и плохие кандидаты

Обычно окупаются первыми

• Разбор входящих заявок и сопоставление их с каталогом.
• Перенос данных между CRM, учётной системой и таблицами.
• Сверка документов: счета, накладные, УПД с заказами.
• Подтверждения и напоминания клиентам.
• Регулярные отчёты из нескольких источников.

Обычно не стоит начинать с них

• Редкие задачи — раз в месяц или раз в квартал.
• Творческие задачи, где правила каждый раз новые.
• Процессы, которые сейчас перестраивают.
• Решения с высокой ценой ошибки, где нельзя поставить проверку человеком.
• Всё сразу — «автоматизировать компанию» как один проект.

Сколько процессов брать за раз

Один. Первый проект автоматизации нужен не только ради эффекта, но и чтобы компания научилась с этим работать: ставить задачу, проверять результат, привыкать к новому порядку. Один процесс даёт результат за недели, и по нему видно, стоит ли идти дальше.

Когда первый процесс заработал и результат измерен, берите следующий из списка. Часто второй проект идёт быстрее: системы уже связаны, а люди понимают, чего ждать.

Частые ошибки при выборе

• Начать с самого сложного. Сложный процесс — долгий проект, и первый результат появится нескоро. Лучше сначала получить быстрый эффект на простом.
• Начать с идеи руководителя, а не с часов. Задача, которая раздражает директора, не всегда та, где теряется больше всего времени.
• Не спросить тех, кто делает работу. Без них легко автоматизировать не то или не так.
• Не замерить «до». Без исходных цифр потом не понять, стало ли лучше.
• Автоматизировать хаос. Если процесс не устроен, система будет быстро делать неправильные вещи.

Как понять, что выбор был правильным

Через месяц после запуска первого процесса задайте себе три вопроса. Сократилось ли время, которое уходило на процесс, по сравнению с замером? Перестали ли сотрудники делать эту работу вручную «на всякий случай»? Появилось ли у людей время на то, что раньше откладывалось? Если на все три ответ «да», выбор был правильным, и можно браться за следующий процесс из списка. Если нет — разберитесь, что мешает, прежде чем идти дальше: иногда достаточно небольшой доработки, а иногда стоит признать, что процесс был выбран неудачно, и взять следующий из списка.

Что дальше

Когда процесс выбран, следующие вопросы — чем его автоматизировать и как проверить, что вложения окупились. Об этом статьи «Коробочное решение или разработка под заказ» и «Как оценить результат автоматизации, чтобы не потратить деньги впустую».

Для двух самых частых процессов у нас есть готовые продукты: бот для обработки заявок оптового поставщика и подтверждение записей для клиник. Остальное делаем под заказ — если сомневаетесь, с чего начать, опишите, что у вас сейчас делают руками, и мы поможем выбрать.

Частые вопросы