Сколько стоит бот для обработки заказов и когда он окупается

Из чего складывается цена

Разовая часть — подключение — покрывает работу по запуску на вашем каталоге и связку с вашими системами. Ежемесячная — то, что бот работает каждый день, дообучается и дорабатывается; работать без неё можно, но тогда подключение дороже. Для расчёта окупаемости важны обе: подключение нужно «отбить» один раз, абонентская плата должна окупаться каждый месяц.

Сравнивать стоит не с ценой другой программы, а с ценой ручной работы. Бот не заменяет менеджера целиком — он забирает у него один шаг: поиск позиций в каталоге. Значит, и экономия — это часы менеджеров на этом шаге, а не их зарплата целиком.

Формула окупаемости

Для расчёта нужны четыре числа, которые можно замерить за неделю:

• Ч — сколько часов в месяц менеджеры тратят на сведение заявок с каталогом;
• Д — какую долю этого времени заберёт бот (менеджер всё равно проверяет черновик, поэтому не 100%);
• С — сколько стоит час менеджера для компании: зарплата с налогами и взносами, делённая на рабочие часы;
• А — ежемесячная плата за сопровождение из предложения подрядчика.

Экономия в месяц = Ч × Д × С − А.

Срок окупаемости подключения = стоимость подключения ÷ экономия в месяц.

Если экономия в месяц отрицательная, бот не окупается временем менеджеров — и тогда смотреть стоит на другие эффекты, о них ниже.

Как посчитать стоимость часа менеджера

Стоимость часа для компании больше, чем зарплата, делённая на часы. В неё входят:

• оклад и премия менеджера;
• страховые взносы, которые компания платит сверху;
• рабочее место, техника, программы — если хотите считать точно.

Сумму за месяц делят на рабочие часы — обычно около 165–170 часов при пятидневке. Получается цена часа, которую и подставляют в формулу как С. Если менеджер получает процент с продаж, считайте по среднему доходу за последние месяцы: освобождённое время он потратит на продажи, и это тоже эффект.

Пример 1: небольшой поток

Это потолок: столько в месяц стоит ручная работа, которую забирает бот. Сравните эту сумму с ежемесячной платой из предложения. Если разница небольшая, подключение будет окупаться долго, и выгода здесь скорее в скорости ответа, чем в сэкономленных часах.

Пример 2: большой поток

Экономия выросла в два с половиной раза, а стоимость бота от объёма заявок почти не зависит. Чем больше разница между экономией и ежемесячной платой, тем быстрее окупается подключение — при большом потоке это вопрос месяцев, а не лет.

Разница между примерами — только в объёме ручной работы. Поэтому первым делом стоит замерить Ч: это главное число в расчёте.

Как замерить часы за неделю

Самая частая ошибка в расчёте — взять часы «на глаз». Менеджеры обычно недооценивают, сколько времени уходит на сведение заявок: работа размазана по дню мелкими кусками. Честнее замерить.

1. Выберите обычную неделю — не сезонный пик и не праздники.
2. Попросите менеджеров отмечать по каждой заявке: во сколько пришла, сколько в ней строк, во сколько ушёл счёт.
3. Отдельно отмечайте время, когда менеджер именно искал позиции в каталоге, а не звонил клиенту или согласовывал скидку.
4. В конце недели сложите часы поиска и умножьте на число недель в месяце — это и есть Ч.

Заодно вы получите вторую важную цифру — время от заявки до счёта. Она понадобится, чтобы оценить эффект скорости, который в формулу не входит.

Что не попадает в формулу

Формула считает только время менеджеров. На деле эффектов больше, и некоторые из них дороже:

• Скорость ответа. Счёт уходит клиенту быстрее, в том числе по вечерним заявкам. В опте клиент часто рассылает заявку нескольким поставщикам и покупает у того, кто ответил первым.
• Сезонные пики. В сезон не нужно срочно нанимать и учить временных менеджеров: бот разбирает заявки с той же скоростью при любом потоке.
• Ввод новичков. Новому менеджеру не нужно месяцами учить, как клиенты называют товары: он проверяет черновик, а не ищет позиции с нуля.
• Ошибки. Меньше усталости на длинных заявках — меньше перепутанных артикулов и возвратов.
• Рост без найма. Тот же отдел обрабатывает больше заявок.

Посчитать эти эффекты заранее сложнее, поэтому мы не включаем их в расчёт. Но если бот окупается уже по времени менеджеров, всё остальное — сверху.

Как проверить расчёт до покупки

Главное неизвестное в формуле — доля Д: сколько работы бот реально заберёт на вашем каталоге и ваших клиентах. Её не угадать, её можно только проверить. Для этого и нужны два шага до подключения:

1. Бесплатный разбор одной заявки. Берём реальную заявку клиента и показываем черновик на вашем каталоге. Видно, сколько строк бот нашёл правильно и сколько нужно править.
2. Пилот на 14 дней. Бот работает на всём потоке или его части, менеджеры работают с черновиками. К концу пилота у вас есть своя цифра Д и своё время до счёта.

Хорошо, если стоимость пилота засчитывается в подключение. Тогда при удачном результате вы ничего не переплачиваете, а при неудачном — потратили две недели и сумму заметно меньше подключения, зато знаете ответ на своих данных.

Когда бот не окупится

• Заявок мало, и они короткие — менеджер тратит на них минуты в день.
• Почти все клиенты уже заказывают через портал или обмен между системами — свободного текста мало.
• Каталог больше 10 000 позиций — бот проверен на каталогах до этого размера, и сначала нужен тест на вашей выгрузке.
• Заявки приходят в основном фотографиями или голосовыми — сейчас бот работает с текстом.

В этих случаях честнее не подключать бота или начать с чего-то другого. На бесплатном разборе мы скажем об этом прямо.

Что спросить у любого подрядчика о цене

Даже если вы выбираете не нас, эти вопросы помогут сравнить предложения честно:

• Сколько стоит запуск и сколько — каждый месяц после него?
• Есть ли ограничения по числу заявок, строк или позиций каталога, и что будет при превышении?
• Можно ли проверить результат на своих данных до оплаты подключения, и засчитывается ли эта проверка?
• Кто обновляет каталог и сколько это стоит?
• Что будет с данными, если вы откажетесь от сервиса?

Цена без ответов на эти вопросы мало что говорит: дешёвый запуск с дорогими доработками в итоге стоит больше.

Итог

Цена бота для обработки заявок — это разовое подключение и ежемесячное сопровождение. Окупается он временем менеджеров, и срок окупаемости зависит в первую очередь от того, сколько часов в месяц уходит на сведение заявок с каталогом. Замерьте эти часы, подставьте в формулу — и проверьте долю, которую заберёт бот, на пилоте. Подробнее о продукте — на странице «Бот для обработки заявок оптового поставщика», а актуальные цены — в разделе «Цены».