Как подключить каталог из 1С к боту через Excel

Excel — для старта, прямое подключение — для работы

У большинства оптовиков 1С за годы доработана под себя: свои реквизиты, свои справочники, свои обработки. Подключение к такой базе требует доступов и настройки, и делать его ради первой проверки незачем. Выгрузка в Excel работает с любой конфигурацией и не требует ничего менять в учёте — поэтому с неё начинаются бесплатный разбор и пилот.

Когда пилот показал результат, при подключении мы связываем бота с 1С и CRM напрямую: через API, а если его нет — напрямую с базой данных. Это настройка под вашу базу, а не коробочный модуль. После этого выгрузки больше не нужны: когда каталог у вас меняется, мы обновляем его в боте.

Какие данные нужны в выгрузке

Цены и остатки в выгрузке не мешают, но для сопоставления позиций они не главное. Главное — чтобы у каждой позиции был артикул и понятное название.

Как выгрузить номенклатуру из 1С в Excel

Точный путь зависит от конфигурации — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «Бухгалтерия» или доработанная своя. Общий способ, который работает в большинстве современных конфигураций:

1. Откройте справочник «Номенклатура».
2. Настройте список так, чтобы в нём были нужные колонки: артикул, наименование, единица измерения, группа. Обычно это делается через «Ещё» → «Изменить форму» или настройку списка.
3. Если нужна не вся номенклатура, а только товары, отфильтруйте список: уберите услуги, архивные позиции и помеченные на удаление.
4. Выберите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки.
5. В открывшемся табличном документе сохраните файл в формате Excel (.xlsx).

Другой вариант — сформировать прайс-лист штатным отчётом и сохранить его в Excel. Если у вас доработанная конфигурация и такого пути нет, выгрузку за пять минут сделает ваш программист 1С или любой, кто ведёт базу.

Если размеры, цвета или роста ведутся в 1С характеристиками номенклатуры, выгружайте список так, чтобы каждая характеристика была отдельной строкой. Иначе бот увидит один «Костюм рабочий» вместо двадцати вариантов по размерам.

Как выглядит хорошая выгрузка

Одна строка — одна позиция, одна колонка — один признак. Шапка в первой строке, без объединённых ячеек, итогов и пустых строк между группами.

Обратите внимание на названия: в них есть всё, чем позиции отличаются друг от друга, — стандарт, размер, покрытие, класс. Чем полнее название, тем меньше спорных строк в черновиках.

Что почистить перед загрузкой

Бот ищет по тому каталогу, который получил. Если в каталоге беспорядок, беспорядок будет и в черновиках. Перед первой загрузкой стоит пройтись по списку:

• Дубли. Один и тот же товар под двумя артикулами — бот выберет любой, а менеджер потом будет разбираться.
• Архив. Снятые с продажи позиции лучше убрать, чтобы бот не предлагал то, чего нет.
• Пустые и служебные названия. «Товар 1», «Новая позиция», «Не использовать» — такие строки не помогают никому.
• Сокращения внутри каталога. Если в названиях сокращено всё подряд, бот и менеджер понимают их хуже. Полное название в отдельном столбце решает проблему.
• Единицы. Одинаковые товары должны иметь одинаковые единицы измерения.

Идеальный каталог не нужен. Нужно, чтобы в нём не было откровенного мусора. Остальное покажет бесплатный разбор первой заявки: по спорным строкам сразу видно, где каталог стоит поправить.

Сколько времени занимает подготовка

Сама выгрузка из 1С — несколько минут. Дольше всего — чистка, и её объём зависит от того, как вели справочник. Если номенклатура аккуратная, хватает часа на проверку. Если за годы в справочнике накопились дубли и архив, лучше потратить на чистку день: это окупится и в работе бота, и в работе менеджеров, которые пользуются тем же справочником.

Не обязательно чистить всё до запуска. Можно загрузить каталог как есть, посмотреть на бесплатном разборе, какие строки оказались спорными, и поправить именно их.

Аналоги и замены

Частый вопрос: что делать, если клиент просит бренд, которого у вас нет, а есть аналог. Бот ищет позицию в загруженном каталоге, и решение о замене остаётся за менеджером: он видит строку заявки и позицию, которую нашёл бот, и может предложить клиенту аналог сам.

Если у вас есть своя таблица соответствий аналогов, покажите её на разговоре перед подключением: обсудим, как учесть её в вашей схеме работы, чтобы менеджеру было проще предлагать замены клиентам.

Сколько позиций можно загрузить

Бот проверен на каталогах до 10 000 позиций. Если в вашей 1С номенклатуры больше, посмотрите, сколько из неё реально продаётся: часто в справочнике копятся тысячи архивных и служебных позиций, а живой ассортимент заметно меньше.

Если и живой ассортимент больше 10 000 позиций, начнём с теста на вашей выгрузке и только потом обсудим подключение.

Как обновлять каталог

Ассортимент меняется: появляются новые позиции, старые уходят в архив. Чтобы бот находил новинки, каталог в нём должен быть свежим.

Обновлять его вам не нужно: после того как каталог изменился у вас, мы обновляем его в боте и дообучаем модель на новых позициях. Это входит в сопровождение.

Проверка выгрузки за пять минут

Перед тем как отправлять файл, откройте его и проверьте:

• количество строк примерно совпадает с живым ассортиментом, а не со всем справочником за десять лет;
• у каждой строки есть артикул, и артикулы не повторяются;
• в названиях нет служебных пометок вроде «НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ» или «дубль»;
• товары с размерами и цветами выгружены по отдельности, а не одной строкой;
• файл открывается как обычная таблица, без формул, ссылающихся на другие файлы.

Если что-то из этого не так, проще поправить сразу, чем потом разбираться, почему бот выбрал не ту позицию.

Если каталог ведётся не в 1С

Подход тот же для любой учётной системы: для первой проверки нужен файл Excel со списком товаров. Почти в любой торговой программе есть выгрузка списка товаров в таблицу, а если каталог и так живёт в Excel или Google Таблицах, его достаточно сохранить в .xlsx.

При подключении мы работаем через API практически с любыми учётными системами и CRM, включая МойСклад, а где API нет — напрямую с базой данных.

Что происходит после загрузки

Когда каталог загружен, бот готов разбирать заявки. Клиент присылает заявку в свободной форме, бот находит позиции в каталоге и собирает черновик счёта или заказа с артикулами. Менеджер проверяет черновик и по артикулам создаёт счёт в 1С как обычно.

Весь путь от выгрузки до первого черновика — это бесплатный разбор одной вашей заявки: присылаете выгрузку и заявку, получаете черновик. Подробнее — на странице «Бот для обработки заявок оптового поставщика».

Частые ошибки

• Выгрузка без артикулов. Без артикула менеджеру придётся искать позицию в 1С по названию — и половина выгоды пропадает.
• Выгружена одна группа вместо всего ассортимента. Бот не найдёт то, чего нет в файле.
• Характеристики склеены в одну строку. Размеры и цвета теряются.
• Файл в старом формате или картинкой. Нужен обычный .xlsx с таблицей, а не скриншот и не PDF.